Digitale handtekening rechtsgeldig

Door deze nieuwe feature worden vastgoedformulieren en rapporten snel, zeker en volledig digitaalafgeleverd bij betrokkenen. Ook wordt geregistreerd wanneer formulieren of rapporten door de ontvanger zijn ontvangen, gedownload en geopend. Shared Documents lost een grote onzekerheidsfactor van vastgoedklanten op.

Vastgoed- en assetmanagers, woningstichtingen en makelaars lopen regelmatig tegen hetzelfde probleem aan: ze willen graag overstappen op volledig digitaal werken, maar vragen zich tegelijk af ‘Zijn digitale handtekeningen wel rechtsgeldig?’. Het antwoord daarop is: Ja! Elektronische handtekening die worden geplaatst onder digitale formulieren hebben dezelfde juridische geldigheid als de handgeschreven versies. Net als de digitale handtekening die je zet bij het ontvangen van een postpakket. Maar omdat roerende zaken juridisch gezien complexere ‘pakketjes’ zijn, is een simpele ‘ja’ als antwoord vaak niet voldoende.

Het stappenplan naar rechtsgeldige digitale handtekeningen ziet er als volgt uit:

1. Met Incontrol worden inspecties en opleveringen middels digitale formulieren op een tablet of smartphone uitgevoerd. Aan deze formulieren kunnen in de set-up fase een ongelimiteerd aantal handtekeningvelden worden toegevoegd.

2. De inspectie of oplevering kan pas worden ondertekend nadat alle velden in een formulier zijn ingevuld.

3. De inspectie of oplevering kan pas worden afgerond en opgeslagen nadat ieder handtekeningveld door de desbetreffende betrokkene is ingevuld.

4. Formulieren kunnen ‘versleuteld’ worden opgeslagen als pdf. Dit maakt het lastig de handtekeningen naderhand aan te passen.

5. Indien afgeronde formulieren naderhand worden gewijzigd, worden alle ingevulde handtekeningvelden gewist. Deze zullen daardoor opnieuw ingevuld moeten worden door alle betrokkenen.

6. Door opgeslagen formulieren via web of de android app te verzenden met de feature ‘Share Documents’, worden het ontvangst- en het tijdstip van openen officieel geregistreerd en vastgelegd.

Naast deze professionele oplossing voor de rechtsgeldigheid van digitale handtekeningen, onderscheid Incontrol zich op meerdere vlakken als vastgoedtool.

• Data is, ook voor collega’s, snel beschikbaar in de cloud en te downloaden als pdf, Word of Excel.
• Branchespecifieke audits, zoals de BREEAM Certificeringen audit, kunnen ook met Incontrol worden uitgevoerd.
• De meest gebruikte vastgoedformulieren (Staat van oplevering formulier, Fotoblad, Opname meterstanden formulier en Schadeformulier) staan direct klaar voor gebruik.
• In de ‘Incontrol Template Store’ staan ook andere vastgoedformulieren klaar om gebruikt of aangepast te worden.