.jpg?width=2000&height=571&name=Incontrol%20-%20vacature%20-%20new%20business%20sales%20software%20(1).jpg)
Office Manager
- Amersfoort
- Fulltime
- N.v.t.
Wij bouwen software. Jij bouwt mee aan de standaard.
Bouw je mee om normgebonden inspecties van installaties om te zetten in aantoonbare veiligheid?
.jpg?width=1200&height=1200&name=Incontrol%20-%20featured%20image%20-%20new%20business%20sales%20software%20(1).jpg)
Jouw rol
Als Office Manager ben jij de gastvrouw of gastheer van ons kantoor én de spil in onze administratieve ondersteuning. Je bent het eerste gezicht en aanspreekpunt voor collega's, klanten en externe partijen.
Je zorgt dat het kantoor elke dag verzorgd, gastvrij en op orde is, ondersteunt Finance met het debiteurenbeheer en HR met de personeelsadministratie, en organiseert onze events en klantbijeenkomsten, van kennissessies tot teamuitjes. Wat beter kan, signaleer je niet alleen: je voert het zelf door. En de rol groeit met je mee: naarmate Incontrol groeit, groeit jouw verantwoordelijkheid richting bredere office- en operationsrol.
Succes in deze rol betekent voor ons dat:
- Het kantoor er elke dag verzorgd en gastvrij bij staat en collega's én klanten dat verschil voelen;
- De debiteurenopvolging accuraat en op tijd loopt, zonder nazorg;
- De personeelsadministratie compleet, vindbaar en vertrouwelijk geregeld is;
- Events en klantbijeenkomsten strak georganiseerd zijn, van uitnodiging tot afronding;
- Verbeterkansen door jou zelf gesignaleerd én doorgevoerd worden, zonder dat iemand erom hoeft te vragen;
- AI en slimme tools routinewerk uit handen nemen, zodat jij tijd houdt voor mensen en kwaliteit.
Over Incontrol
Bij Incontrol ontwikkelen we software waarmee inspectiebedrijven en installateurs hun werk slimmer, sneller en betrouwbaarder uitvoeren. Iedere dag vertrouwen honderden bedrijven op ons platform. Onze visie: uitgroeien tot hét full-cycle inspectieplatform en dé standaard voor inspecties, waarmee inspecteurs, gebouwbeheerders en installateurs het volledige proces, van aanvraag tot certificaat, slim en volledig digitaal afhandelen. Wij houden van grip: op processen, op data én op een fijne werkomgeving. Ons kantoor in Amersfoort is het kloppende hart van de organisatie: hier werken we samen, ontvangen we klanten en organiseren we onze events. En AI is bij ons geen buzzword: het zit in ons product én in hoe we werken, ook in office en administratie.
We groeien: meer klanten, meer innovatie en meer ambitie. Daarom zoeken we een Office Manager die met ons meegroeit.
Iemand die energie krijgt van ontzorgen en orde scheppen, eigen initiatief neemt zonder dat iemand erom vraagt, en net zo makkelijk een klantbijeenkomst neerzet als de administratie tot op de komma kloppend houdt.
%20(1)%20(1).png?width=1080&height=1080&name=Incontrol%20Weetjes.%20(1)%20(1)%20(1).png)
.webp?width=866&height=930&name=Incontrolacademy-intro-NL%20(1).webp)
Wat ga je doen?
Als Office Manager zorg jij ervoor dat kantoor, administratie en events iedere dag soepel en professioneel lopen.
Je houdt je onder andere bezig met:
-
Gastvrouw of gastheer zijn: klanten en gasten ontvangen, de telefoon aannemen en het warme eerste aanspreekpunt van Incontrol zijn, ook bij de onboarding van nieuwe collega's.
-
Officemanagement: voorraad, catering, leveranciers, wagenpark en bedrijfseigendommen; alle facilitaire processen draaien soepel.
-
Financiële administratie: debiteurenbeheer en professioneel contact met relaties.
-
HR-ondersteuning: personeelsdocumentatie en administratieve processen verwerken en beheren, zorgvuldig en vertrouwelijk.
-
Events organiseren: klantbijeenkomsten, kennissessies en teamuitjes, van planning tot uitvoering.
-
Slimmer werken: verbeterkansen in kantoorbeleving, gastvrijheid en administratie signaleren en zelfstandig doorvoeren, met AI en slimme tools als hulpmiddel.
-
Samenwerken met Finance, HR en de rest van het team, zodat de dagelijkse operatie gewoon klopt.
Zo werken we bij Incontrol
Driven Je voelt je verantwoordelijk voor een kantoor en een administratie die gewoon kloppen, elke dag weer.
Explore Je kijkt verder dan de taak van vandaag: je zoekt continu naar manieren om office en administratie slimmer te organiseren, ook met AI.
Focus Je bewaakt overzicht en prioriteiten, ook als er tien dingen tegelijk spelen.
Initiate Je wacht niet af: je signaleert wat beter kan en voert het zelf door.
Together Je werkt nauw samen met Finance, HR en het hele team, en zorgt dat iedereen, collega of klant, zich welkom voelt.
.webp?width=1200&height=1295&name=Incontrol%20-%20Vacature%20-%20Customer%20Success%20Consultant%20Image%20(4).webp)
Wie zoeken we?
Je bent iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en het gewoon regelt, met oog voor detail én gevoel voor sfeer.
Je hoeft niet alles al te kennen. We vinden het belangrijker dat je verantwoordelijkheid neemt, nauwkeurig werkt en wilt meegroeien met een organisatie die hard groeit.
Daarnaast herken je jezelf in het volgende:
- Je hebt aantoonbare ervaring met officemanagement, hospitality en/of administratieve ondersteuning, en je werkt zelfstandig.
- Je neemt eigen initiatief: je ziet wat nodig is voordat iemand het vraagt, en je pakt het op.
- Je werkt uiterst nauwkeurig, zeker met cijfers en vertrouwelijke informatie.
- Je bent gastvrij en representatief: ontzorgen geeft je energie en je weet wanneer iets klopt.
- Je bent organisatorisch sterk: van de dagelijkse gang van zaken tot events met klanten.
- Je bent digitaal handig en gebruikt AI in je werk, of je wilt dat snel leren.
- Je wilt meegroeien: je ziet deze rol als startpunt, niet als eindstation.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk; onze klanten én collega's spreken Nederlands.
- Ervaring met Exact, een ander boekhoudpakket of een HR-systeem.
- Ervaring in een SaaS- of scale-upomgeving.
- Een BHV-certificaat, of de bereidheid om dat te halen.
Mooi meegenomen:
- Ervaring met Exact, een ander boekhoudpakket of een HR-systeem.
- Ervaring in een SaaS- of scale-upomgeving.
- Een BHV-certificaat, of de bereidheid om dat te halen.
Wat kun je van ons verwachten?
- Een mooi salaris, passend bij jouw ervaring, tussen de 45.000 en 60.000 inclusief vakantiegeld, op fulltime basis.
- Veel vrijheid en verantwoordelijkheid.
- Korte lijnen en weinig hiërarchie.
- Collega's die graag hun kennis met je delen.
- Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen, met een rol die met ons meegroeit.
- Een modern kantoor in Amersfoort waar we graag samenwerken, snel schakelen en energie krijgen van elkaar. Daarom zien we elkaar het liefst op kantoor.
- Een team dat samen bouwt aan de toekomst van Incontrol.
Hoe ziet het proces eruit?
Twee gesprekken, geen eindeloze rondes. Binnen twee weken weet je waar je staat. Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de indiensttredingsprocedure.
Enthousiast?
Mooi. Stuur je CV en/of korte motivatie, je LinkedIn-profiel of gewoon een berichtje via sollicitatie@incontrol.app, of bel/app Hannelore op 06 29 35 02 05. We maken graag kennis met je!
We werven deze rol volledig zelf; acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
We waarderen alle interesse, maar werven deze rol volledig zelf. Acquisitie wordt daarom niet op prijs gesteld.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is verplicht voor het vervullen van deze functie. De aanvraag hiervan maakt deel uit van de indiensttredingprocedure.