Office Manager

Wat ga jij doen?

Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles op het vlak van hospitality soepel, scherp en met de nodige aandacht geregeld is. Je creëert een warme, verzorgde werkomgeving waarin collega’s iedere dag weer het beste van zichzelf kunnen geven en waar bezoekers zich direct welkom voelen. Het kantoor is jouw speelveld. Jij regelt, organiseert en denkt vooruit, behoudt overzicht én hebt oog voor detail. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van events, teamuitjes en de facilitaire kant van klantbijeenkomsten.

Jouw rol omvat

Je bent ervaren, servicegericht en gewend om zelfstandig verantwoordelijkheid te dragen. Je hebt een sterk gevoel voor gastvrijheid en weet precies wat nodig is om mensen zich welkom en comfortabel te laten voelen. Je houdt overzicht, werkt accuraat en gestructureerd, en je schakelt makkelijk tussen dagelijkse taken en grotere organisatietrajecten zoals events. Je bent gewend om je in een dynamische werkomgeving te bewegen en krijgt energie van orde scheppen in de chaos. 

• Het waarborgen van een gastvrije, professionele en verzorgde kantooromgeving, waarin iedereen zich geïnspireerd voelt.
• Het ondersteunen bij de ontvangst en onboarding van nieuwe collega’s, met aandacht voor een warm en goed georganiseerd welkom.
• Het beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoongesprekken en fungeren als het eerste aanspreekpunt voor Maxd’Oro/Incontrol.
• Voorraadbeheer en dagelijkse verzorging van het kantoor, inclusief boodschappen, catering en afstemming met leveranciers.
• Het onderhouden van contact met externe partijen zoals leasemaatschappijen en het ondersteunen bij mobiliteitsgerelateerde zaken.
• Het inventariseren, beheren en actueel houden van bedrijfseigendommen, inclusief het wagenpark.
• Het verrichten van ondersteunende administratieve werkzaamheden, zoals printen, scannen en het beheren van kantoorgerelateerde documentatie.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor hospitality- en facilitaire vragen binnen de organisatie.
• Het signaleren van verbeterkansen op het gebied van kantoorbeleving, gastvrijheid en efficiency, en deze zelfstandig doorvoeren.
• Het plannen, begeleiden en optimaliseren van facilitaire processen en samenwerkingen met externe partijen.