Office Manager

Wat ga jij doen?

Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles op het vlak van hospitality soepel, scherp en met de nodige aandacht geregeld is. Je creëert een warme, verzorgde werkomgeving waarin collega’s iedere dag weer het beste van zichzelf kunnen geven en waar bezoekers zich direct welkom voelen. Het kantoor is jouw speelveld. Jij regelt, organiseert en denkt vooruit, behoudt overzicht én hebt oog voor detail. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van events, teamuitjes en de facilitaire kant van klantbijeenkomsten.

Daarnaast vervul je een belangrijke rol in de administratieve ondersteuning van Finance en HR. Je draagt zorg voor een nauwkeurige en tijdige facturatie, ondersteunt bij het debiteurenbeheer en onderhoudt waar nodig professioneel contact met relaties. HR ondersteun je bij het verwerken en beheren van personeelsdocumentatie en administratieve processen. Je werkt uiterst zorgvuldig, schakelt makkelijk tussen verschillende verantwoordelijkheden en gaat vanzelfsprekend vertrouwelijk om met gevoelige informatie.

Jouw rol omvat

Je bent ervaren, servicegericht en gewend om zelfstandig verantwoordelijkheid te dragen. Je hebt een sterk gevoel voor gastvrijheid, houdt overzicht en werkt accuraat en gestructureerd. Je schakelt makkelijk tussen dagelijkse taken en grotere organisatietrajecten, en krijgt energie van orde scheppen in de chaos.

• Het waarborgen van een gastvrije, professionele kantooromgeving waarin iedereen zich thuis voelt.
• Het ondersteunen bij ontvangst en onboarding van nieuwe collega's, met aandacht voor een warm welkom.
• Het beantwoorden van inkomende gesprekken en fungeren als eerste aanspreekpunt voor Maxd'Oro/Incontrol, inclusief hospitality- en facilitaire vragen.
• Voorraadbeheer en dagelijkse kantoorverzorging, inclusief boodschappen, catering en leverancierscontact.
• Het beheren van bedrijfseigendommen en het wagenpark, inclusief contact met leasemaatschappijen.
• Ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals printen, scannen en documentbeheer.
• Het signaleren en doorvoeren van verbeterkansen op het gebied van kantoorbeleving en efficiency, en het optimaliseren van facilitaire processen.