E-Control BV: van inbindmachine naar inspectieflow

Van uittypen naar inspectieflow

"Hoge eisen aan de inspectie was altijd al onze standaard. Nu borgen we die standaard door de hele flow, zodat onze opdrachtgevers zien wat er gebeurt en erop kunnen vertrouwen." – Rob Bosch, Manager Inspectie- en Adviesbureau E-Control BV.

In het kantoor van E-Control staat een inbindmachine. Hij wordt niet meer gebruikt, maar Rob Bosch heeft hem ook niet weggedaan. Het apparaat herinnert aan hoe inspecties ooit gingen: afwijkingen uittypen, rapporten samenstellen, printen, inbinden en aangetekend versturen.

Een dag buiten inspecteren betekende een halve dag binnen rapporteren. Het vierogenprincipe werd op papier geborgd: de ene inspecteur inspecteert, de andere controleert. Deze zorgvuldigheid heeft E-Control altijd vastgehouden. In 2011 maakte E-Control de overstap naar digitaal. Pdf’s vervingen de ordners. Het inspectieproces werd efficiënter, het volume groeide. Contracten met grote opdrachtgevers volgden. Destijds al 400 inspecties voor a.s.r. per jaar.

De overstap naar Incontrol

In 2024 maakte E-Control de stap naar Incontrol. De directe aanleiding was concreet: digitaal meetwaardes op plattegronden aangeven waarmee de herleidbaarheid wordt gewaarborgd. Maar voor Rob ging de keuze voor Incontrol verder dan die ene functionaliteit.

E-Control mocht meehelpen met het prototype pinpointen op digitale plattegronden. Testen, feedback geven, het product scherper maken. Voor een organisatie die sinds de oprichting werkt met een kritische blik, intern én richting opdrachtgevers, paste die rol precies. Het is niet de houding van een klant die afwacht. Het is de houding van een vakman die weet wat werkt. "Het meedenken helpt om de voortgang erin te houden," zegt Rob. Zijn inspecteurs zijn blij met de overstap. Bij de nieuwe installatietesters wordt de gemeten waarde automatisch geïmplementeerd naar de plattegrond. Op de werkvloer betekent dit minder typewerk en meer aandacht voor de inspectie.

Het vierogenprincipe in een digitale flow

E-Control werkt al decennia met het vierogenprincipe. De ene inspecteur voert de inspectie uit, de andere controleert. Die werkwijze vraagt om een gedeelde, actuele stand van zaken en niet om twee losse documenten die later worden samengevoegd.

Met Incontrol is de laatste stand altijd online beschikbaar. Geen lokale opslag op iPads die stuk kunnen gaan of waarbij data verloren gaat bij het overzetten. Wat er in het veld wordt vastgelegd, is direct zichtbaar voor degene die controleert. De zorgvuldigheid die E-Control altijd al had, zit nu in de flow gebakken.

FIX: van A tot Z

Incontrol.FIX omschrijft Rob als "heel slim, van A tot Z." De volledige flow: inspectie, constatering, opvolging, bewijs van herstel. In één platform.

Dat was even wennen, maar E-Control is er nu volledig op ingericht. De manier van werken is veranderd, de standaard niet. Geen losse herstelfoto’s meer in de mail maar de herstelfoto’s bij het gebrek. Hierdoor is het beoordelen van het herstel een stuk efficiënter.

Scope 8 & 10 in één rapport

E-Control werkt met uiteenlopende normen: Scope 8, Scope 10, Scope 12 en NEN 1010. Het combinatierapport Scope 8 & 10, waarbij één inspectie beide normen afdekt in één geïntegreerde rapportage, scheelt aanzienlijk in tijd. Op de afhandeling van de rapportage en de controle wordt 50% tijd bespaart.

Voor de NEN 1010-rapportage geldt: in één oogopslag overzicht. Geen losse onderdelen die naderhand worden samengevoegd.

Inspecties op schaal

De inspecties die E-Control uitvoert variëren sterk in omvang. Van een halve dag tot trajecten van twee à drie weken. En soms langer: één van de collega's werkt al jaren bij het Amsterdam UMC (Locatie VUmc), waar hij jaarlijks de  inspectierondes opnieuw doorloopt. Dezelfde locatie, dezelfde norm, en steeds een actuele rapportage. Elk bezoek bouwt voort op het vorige. De historie is er en de context ook.

Juist bij deze langlopende trajecten is de online beschikbaarheid van de laatste stand geen overbodige luxe. Het is de basis waarop de inspectie wordt geborgd.

Meedenken als standaard

E-Control neemt geen software af en zet het weg. Rob en zijn team houden een kritische blik op het product en Incontrol verwacht dat ook. Nieuwe functionaliteiten worden getest, feedback gaat direct terug naar de ontwikkelaars. Het risico voor E-Control is daardoor lager: zij hoeven zelf niet te sleutelen aan formulieren en templates. Dat is aan Incontrol.

Zo is er een samenwerking ontstaan die verder gaat dan een abonnement. En zo staat een inbindmachine symbool voor meer dan nostalgie; het laat zien hoe ver E-Control is gekomen, en hoe serieus ze elke volgende stap nemen.