Erasmus MC: Optimierung von Audits durch Digitalisierung

Von sieben Wochen auf drei Tage für Audits

Im Labor der Abteilung für klinische Chemie am Erasmus MC werden jährlich interne Audits durchgeführt. Vor drei Jahren begann der klinische Chemiker Andrei Tintu, diese Audits zu digitalisieren.

Laut Tintu war die Durchführung der Lab-Audits, bei denen überprüft wird, ob das Labor den ISO-Normen entspricht, ein zeitaufwändiger Prozess. „Alle Normelemente wurden mit den zugehörigen Fragen in einer Excel-Datei aufgeschrieben“, erklärt Tintu. „Dann wurde dies ausgedruckt, damit die Auditoren die Audits durchführen konnten. Nach dem Audit bekamen die Qualitätsmitarbeiter alle ausgefüllten Excel-Formulare zurück. Diese mussten sie dann wieder ins System eingeben…“

Das gesamte Audit dauerte sieben Wochen. Dank der Kombination von Incontrol und Elabgids haben wir dies auf drei Tage reduziert: Einen Tag für die Vorbereitung und zwei Tage für das Audit im Labor. Nach dem dritten Tag hatten wir sofort einen digitalen Bericht. Unsere Qualitätsmitarbeiter können sich nun viel mehr auf die Qualität konzentrieren.

Support in entscheidenden Momenten

Im Jahr 2018 entschied sich das Erasmus MC, den Auditprozess zu ändern. Die ISO-Normen wurden auf den Kontext des Labors übertragen, anstatt einfach die zugehörige Checkliste abzuarbeiten. Der Auditprozess folgt nun dem Moment, in dem Material bei einem Patienten entnommen wird, bis es das Labor im Erasmus MC wieder verlässt.

"Das erforderte eine ganz andere Gestaltung des Audits“, sagt Tintu. „Aber Incontrol hat uns enorm geholfen, indem sie dieses Formular für uns erstellt haben. Zudem hatten wir während der Durchführung dieses neuen Audits Unterstützung über WhatsApp, sodass wir schnell reagieren konnten, wenn wir auf Schwierigkeiten stießen.“

Effizienz im Rampenlicht

Incontrol erkennt die Vielfalt der Geschäftsprozesse in verschiedenen Sektoren und bietet daher fertige Formulare für jede Branche an. Ob im Bauwesen, Gesundheitswesen oder Ingenieurwesen, Incontrol passt sich nahtlos an die einzigartigen Geschäftsbedürfnisse an.

Incontrol bleibt an der Spitze der digitalen Innovation, indem es kontinuierlich Innovationen vorantreibt und nach betrieblicher Effizienz strebt. Für Unternehmen, die eine reibungslose digitale Transformation anstreben, verspricht Incontrol der ideale Partner auf dem Weg zu optimierten Arbeitsprozessen und verbesserter Kundenzufriedenheit zu sein.

Löse Probleme direkt

aut Tintu ist die Unterstützung von Incontrol im Labor des Erasmus MC sehr hilfreich. „Das Incontrol-Team hat nicht nur unsere Audits digitalisiert, sondern denkt auch mit, wie wir unsere Prozesse weiter digitalisieren können. Das Schwierige an Labor-Audits sind die Punkte, die daraus hervorgehen und zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Diese müssen verfolgt und bei der nächsten Auditierung überprüft werden. Durch das Erstellen von Fällen mit Incontrol können wir dies tatsächlich tun.“

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